Die Verpflichtung zur Zeiterfassung in deutschen Unternehmen

Im Jahr 2019 hat dar EuGH beschlossen, dass Arbeitgeber*innen die Arbeitszeit der angestellten Arbeitnehmer*innen systematisch und ganzheitlich erfassen müssen. Da es sich hierbei jedoch um ein europäisches Gesetz handelt, obliegt die finale Umsetzung immer den Mitgliedsstaaten selbst. Bis heute gibt es allerdings noch kein eigenes Gesetz, welches die Zeiterfassung eigenständig regelt und auf dieser Grundlage organisiert. Die Entscheidung des Arbeitsgerichts in Emden kann jedoch helfen.
In einem Urteil hat das Amtsgericht Emden entschieden, dass schon 2020 auf Grundlage des EuGH die Pflicht für deutsche Unternehmen zur Zeiterfassung galt. Gleichzeitig hat das Gericht festgelegt, dass die verwendeten Zeiterfassungssysteme einerseits objektiv und andererseits für jede*n Mitarbeiter*in zugänglich sein müssen. Dem gegenüber steht jedoch die Einschätzung des Bundesministeriums für Arbeit und Soziales (BMAS).
Laut dem BMAS bezieht sich die Entscheidung des EuGH bisher nur auf die spanische Rechtslage. Eine Änderung des Arbeitszeitgesetzes ist bisher aus diesem Grund hier in Deutschland nicht veranlasst worden. Laut dem aktuell gültigen Gesetz ist daher lediglich die Zeiterfassung für Überstunden sowie für die Arbeit an Sonn- und Feiertagen erforderlich. Dass eine aktualisierte Version mit allgemeiner Zeiterfassung kommt, ist dabei jedoch nur eine Frage der Zeit.

Diese Vorteile bietet die Arbeitszeiterfassung im Betrieb

In dieser Hinsicht lohnt es sich für Arbeitgeber*innen schon jetzt, die Zeiterfassung im Unternehmen zu implementieren und rechtliche Sicherheit zu schaffen. Darüber hinaus ist die Zeiterfassung durch ein individuelles Arbeitszeitkonto für alle Angestellten nicht nur lästig, sondern durchaus mit vielen Vorteilen behaftet. Die folgenden Argumente für die Arbeitszeiterfassung sollten Sie unbedingt berücksichtigen:

• Kollegiale Fairness untereinander
Sowohl vor Ort im Büro als auch zu Hause am Schreibtisch ist es wichtig, dass alle die genannte Arbeitszeit auch wirklich der Arbeit widmen. Gegenüber der engagierten Mitarbeiter*innen wäre es mehr als unfair, wenn andere Arbeitnehmer*innen das Büro täglich bereits einige Stunden vorher verlassen oder einfach später kommen. Durch die Zeiterfassung würde dies sehr schnell auffallen, wodurch besser auf das Verhalten einzelner Mitarbeiter*innen reagiert werden kann.

• Zeitersparnis dank Automatisierung
Viele Unternehmen setzen Zeiterfassungssysteme zwar bereits um, tun dies jedoch noch ganz altmodisch mit Blatt und Papier oder per Excel-Liste. Beide Varianten funktionieren, sind für den täglichen Betrieb allerdings äußerst ungeeignet. Mit automatisierten Lösungen gibt es mittlerweile viel modernere und praktischere Optionen, um die Zeit bei der Arbeit korrekt zu erfassen. Digitale und automatische Lösungen führen somit auch im Arbeitsalltag zu deutlich mehr Zeitersparnis.

• Umfassende Auswertung der Daten
Durch die digitale Auswertung und Analyse der Daten wird es schnell möglich, die Verfügbarkeit im Büro noch einfacher zu koordinieren. Auch die Verbindung mit digitalen Systemen rund um das Desk-Sharing gelingt dabei problemlos, ohne dass es zu Komplikationen in der Verfügbarkeit vor Ort kommt. Durch die Auswertung der Anwesenheitsdaten aller Mitarbeiter*innen lässt sich zudem schnell auf mögliche Probleme reagieren, um hohe Fehlzeiten präventiv zu vermeiden.

• Option der Projektzeiterfassung
Ebenfalls vorteilhaft im Bereich der Zeiterfassung ist die Beschränkung auf einzelne Projekte. In vielen Betrieben liegt der Fokus längst nicht mehr auf der klassischen Bürozeit von 09:00 Uhr bis 17.00 Uhr, sondern eher auf dem projektbezogenen Arbeiten. Dieser Ansatz lässt sich mit rein digitalen Konzepten zur Zeiterfassung sehr leicht umsetzen, ohne dass der Standort eine Rolle spielt.

• Verknüpfung mit der Büroausstattung
Ziel eines modernen und zukunftsfähigen Büros ist es in den meisten Fällen, für eine direkte Verknüpfung mit der Büroausstattung zu sorgen. Dies gelingt zum Beispiel durch die Einbindung einer Zutrittssteuerung, um die Anwesenheit der Mitarbeiter*innen ganz automatisch und direkt beim Betreten des Büros zu erfassen. Auch weitere Details wie die Krankmeldungen, der Urlaub oder mögliche Auswärtstätigkeiten werden durch die digitale Zeiterfassung zu jeder Zeit möglich.

Warum umfassende Online-Systeme punkten können

So gibt es bereits heute verschiedene Online-Systeme, die sich dem Aspekt der Zeiterfassung widmen und neue Lösungen schaffen. So erhalten Sie eine mobile und somit überaus flexible Form der Zeiterfassung. Einer der größten Vorteile ist es, dass die Erfassung der Arbeitszeit auf diese Weise örtlich unabhängig erfolgt, ohne dass die Arbeit im Büro nötig ist.
Durch die Verbindung aus einer übersichtlichen Benutzeroberfläche und dem Mitarbeiterterminal für das flexible Einsehen der Daten sind alle Voraussetzungen erfüllt. Die Zeiterfassung selbst erfolgt bei solchen Systemen bevorzugt über die Cloud, ist auf Wunsch aber auch lokal in Ihrem Netzwerk möglich. So profitieren Anwender*innen von folgenden Vorteilen:

• Zeiterfassung während der Arbeit oder für einzelne Projekte
• Einsehbarkeit sämtlicher Daten über das Mitarbeiterterminal
• Individuelle Arbeitszeitprofile für jede*n Mitarbeiter*in
• Verknüpfung und Einsehbarkeit aller Inhalte direkt per App
• Dynamische Verwaltung speziell für kleine und mittlere Betriebe

Auch weiterführende Funktionen wie die Urlaubsplanung sowie der direkte Zugang für das gesamte Team oder die Steuerung per App sind dabei problemlos möglich. Wichtig für Ihr Unternehmen ist es jedoch, schon heute auf moderne und langfristige Lösungen zu vertrauen.

Trotz Zeiterfassung: Home-Office bleibt Vertrauensarbeitszeit

Klar ist natürlich, dass auch die beste Software zur Zeiterfassung nicht bis in die letzte Ecke des Büros oder des Schreibtisches zu Hause blicken kann. Dies ist jedoch auch gar nicht das Ziel, da zu guter Arbeit in der Regel auch ein gesundes Vertrauen gehört. Eine Anwendung zur Zeiterfassung hat dabei eher die Funktion, grundlegende Anforderungen wie die Anwesenheit selbst oder die Fehlzeiten vor Ort im Büro genauer zu dokumentieren. Wann und wie intensiv wirklich gearbeitet wird, zeigt sich nicht.
Während Sie im Büro meist noch genauer sehen können, wie effizient und aktiv Ihr Team mit der Arbeit befasst ist, wird dies im Home-Office deutlich schwieriger. Wichtig ist daher, trotz digitaler Systeme zur Arbeitszeiterfassung auch das Vertrauen in Ihre Mitarbeiter*innen zu stärken. Vor allem für flexible Arbeitszeitmodelle oder zum Arbeiten in Gleitzeit ist dieser Ansatz überaus bedeutsam.

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