Mit Free-Seating und Desk-Sharing Chancen nutzen.

Die erste Möglichkeit ist Free-Seating: Das bedeutet, dass man die freie Wahl des Arbeitsplatzes hat. Dabei gibt es gleich viel oder weniger Arbeitsplätze als Mitarbeitende. Die nächste Stufe ist Desk-Sharing, wobei es dann weniger Arbeitsplätze als Mitarbeitende gibt – mehrere Kollegen und Kolleginnen teilen sich also die Plätze. Dadurch ergeben sich Potenziale für Einsparungen. So kann Bürofläche wie auch die Investition in die Ausstattung eines Arbeitsplatzes eingespart werden. Eingesparte Fläche wäre dann für neue Arbeitsformen nutzbar. So kann es mehr Einrichtungen für Besprechungen, Zusammenarbeit und Rückzugsmöglichkeiten zum konzentrierten Arbeiten geben. Das passt auch sehr gut zu dem Trend, dass sich das klassische Büro vom gewöhnlichen Arbeitsplatz hin zum Begegnungsort für Austausch und Zusammenarbeit entwickelt.

Clean Desk sorgt zusätzlich für Ordnung

Beide Varianten bedürfen der Clean-Desk-Verhaltensregel. So verlässt jeder den Arbeitsplatz am Ende der Nutzung komplett freigeräumt. Der Platz ist danach bzw. am Folgetag wieder von einem anderen Nutzer ohne Einschränkung verwendbar. Arbeitsunterlagen und persönliche Gegenstände wandern nach Feierabend in einen Spind oder einen Rollcontainer. Daraus ergeben sich unter anderem folgende Vorteile:

• Ein aufgeräumter Schreibtisch vermeidet Ablenkungen.
• Man hat immer wieder neue Platznachbar:innen, was den
• Austausch unter den Mitarbeitenden fördert.
• Teams können sich nahe beieinander setzen und so enger zusammenarbeiten

Abstands- und Hygieneregeln gleichzeitig einhalten

Wer nun welchen Schreibtisch nimmt, ob an einem Tag genügend Schreibtische frei sind und welche Besprechungsräume frei sind, bedarf einer Planung. Hinzu kommt, dass in Zeiten von Corona mit Blick auf Abstands- und Hygieneregeln auch darauf geachtet werden muss, dass nicht zu viele Personen in einem Raum sind. Das bedarf einer gewissen Planung und Organisation. Händisch geführte Listen sind da sicherlich nicht ideal. Besser sind Tools, mit denen die Mitarbeitenden beispielsweise von zu Hause aus dem Homeoffice ihren Arbeitsplatz für den nächsten Tag im Büro buchen können.

Raumplanung im Smart Office

Wir empfehlen eine Kombination aus Hard- und Software für die Umsetzung des Desk-Sharing-Konzepts. Das setzt sich aus diesen Komponenten zusammen:

Buchung

Mit einer App können die Mitarbeitenden bequem von überall aus Arbeitsorte, Meetingräume und Parkplätze flexibel buchen. So kann man sehen, wer wo arbeitet, und behält die eigenen Termine durch die Kalenderintegration immer im Blick,

Office Management

In einem Management-Tool kann man sehen, welche Bereiche im Office am beliebtesten sind und wie viele Mitarbeitende unter der Woche eigentlich im Büro sind. Mit den Nutzungsdaten der Buchungssoftware, erstellt das Management Tool Auswertungen, die Ihnen dabei helfen, nachhaltige Entscheidungen zu treffen.

Sensoren

Die Sensoren, die es als Deckensensor und Sensor am Schreibtisch oder auch als Stehlampe gibt, ermöglichen es, die Belegung der Flächen zu erfassen. Darüber hinaus messen sie auch Umweltdaten des Raums.

Gesundheit on top

Die Sensoren haben noch einen großen Zusatznutzen. Sie erfassen nicht nur die Anwesenheit, sondern auch Helligkeit, Lautstärke, Temperatur, Luftqualität und Luftfeuchtigkeit. Wenn man diese Faktoren überwacht und steuert, lässt sich das Wohlbefinden der Mitarbeitenden wesentlich verbessern.

Ein Schritt zum optimalen Büro

Wie Sie sehen, bietet Desk-Sharing mit den Tools eines Smart Office viele Vorteile:

• Einsparung von Büroflächen.
• Einsparung von Investition in Arbeitsplatzausstattung.
• Bessere Nutzung von vorhandenen Flächen.
• Organisation der Anwesenheit im Büro und des Teamworks.
• Einhaltung der Hygiene- und Abstandsregeln
• Verbesserung der Ergonomie im Büro.

Damit Sie die Möglichkeiten besser kennenlernen können und wir Ihnen auch eine ganzheitliche Betrachtung des Themas bieten können, beraten wir Sie gerne persönlich